Manage your emails

Semasa saya mula bekerja di Kintetsu, syarikat korporat saya yang pertama, saya pening - Kerja banyak, tapi tak tahu mana nak mula. Allah izin, datangnya pertolongan dari seorang colleague yang mengajar saya bagaimana menguruskan kerja yang sebenarnya mudah saja - susun email sebaiknya, dan mulakan bekerja dengan sistematik.

Saya kongsikan hal-hal penting yang basic:

1. Passions to learn & adapt
Setiap pekerjaan adalah ongoing. Mula-mula kita memang akan nervous, tak tahu nak buat apa. Apa yang penting ialah kita mencuba dan berusaha untuk belajar.

Pertamanya, mesti selesakan diri, kenal-kenal dengan orang sekeliling. Dari situ kita tahu siapa yang friendly dan kita boleh tanya-tanya sebagai rujukan. Keduanya, mesti tanya kalau tak tahu. Kat industri tak ada orang akan marah kalau kita bodoh, tapi kalau buat silap berulangkali orang memang bengang termasuklah saya,

2. Create folders & sub-folders
Bila kita mula bekerja, kita akan mendapat email..yang banyak ya ampun.. yang kadang-kadang entah dari siapa dan untuk siapa. Mula-mula saya confuse, tak tahu beza adakah semua email perlu dibalas atau tak.. mana satu kerja, mana satu bukan..

Dan saya mula menyusunnya dengan membuat folder & sub-folder seperti berikut:

Saya tak boleh menunjukkan subfolder atas dasar privasi, tetapi email berkaitan customer contohnya, saya akan masukkan dalam subfolder atas nama customer. Secara tak langsung, saya tahu yang customer tersebut pernah melakukan transaksi atau berurusan dengan syarikat- walaupun ia sudah lama berlalu- tracking & tracing.

Tinggalkan HANYA ONGOING WORK dalam inbox. yang lain-lain masukkan ke dalam folder masing-masing.

3. Never delete emails: Made archive folders

Jangan pernah delete email. Mana-mana email yang tak begitu penting sila masukkan ke dalam subfolder mengikut bulan - Archive Jan, Feb, Mac, Apr..

Kita tak tahu bilakah sesuatu email menjadi penting kepada kita - yang pada mulanya macam tak penting pun.

Email yang boleh disampahkan hanyalah email berkenaan Notice of holidays, not in the office, dan segala email yang betul-betul sampah dan tak berguna pada masa depan.

4.Never Misread emails

Memang susah nak baca email satu-satu kan. Tapi kalau kita dah buat subfolder macam #2, kita akan mudah mengawal dan mengemaskini inbox kita- secara tak langsung kita akan tahu email mana yang penting dan tak penting.

5. Colors of labels , Stars & Flags

Manusia memang suka menjadikan benda tak penting jadi penting - yang bila tak manage betul-betul, diri sendiri rasa serabut dan ada je benda undone dan rasa bersalah kepada diri.

Sila jangan flagkan, mewarnakan bintang kepada email anda - basically memang semua benda penting, pastikan anda tulis ke dalam buku catatan anda apa yang penting dan tidak.

Jangan lupa 'unstars' kalau perkara tersebut sudah selesai diuruskan, Ubah labels sekiranya perlu.

6. 5S
Last but not least, SENTIASA AMAL.
Ambil 5-10 minit dalam sehari untuk susunatur folder. Kalau masa yang diambil untuk susunatur folder pun lebih daripada tu maksudnya kita kerja secara tak efisien.

Mengamalkan susunatur email ini selain memudahkan kerja, sebenarnya menjimatkan kos. Tahukan anda bahawa syarikat membayar sekurang-kurangnya 100$ per kepala untuk menanggung kos persuratan elektronik? Kos itu sepatutnya boleh digunakan syarikat untuk menampung keperluan lain.

Semoga bermanfaat insyaAllah.